RODO a praca w sprzedaży

RODO a praca w sprzedaży

O RODO wiemy już od 2016 roku. Jednak do tej pory wiele firm nie wprowadziło jeszcze zmian z tym związanych, a znaczna część zostawiła je ostatni dzień. Ten moment nadszedł dzisiaj. Dzisiaj wchodzą w życie wszystkie regulacje z tym związane, co może też wpłynąć na zmianę w pracy handlowców. Chcesz się dowiedzieć jak? Zapraszamy do artykułu.

Klient z którym współpracowaliśmy a RODO

Jeżeli mam z kimś umowę, współpracujemy itd. Powinniśmy zmieścić w mailu informację że od 25.05.2018r przetwarzamy dane zgodnie z nowymi warunkami. Taka informacja może być również dodana w stopce. Samo zawieszenie na stronie już jest dobrym krokiem, jednak idealnie byłoby do tej osoby wysłać jeszcze raz informację mailową.

Zmiany powinny oczywiście dotyczyć w Polityki Prywatności. I taką też informację powinien zawierać mail. W największym skrócie powinien on składać się z 3 głównych informacji: o zmianę polityki dostosowaniu do RODO, link do nowej polityki prywatności oraz możliwości wypisu.

Gdy ktoś wcześniej zapisał się do naszej bazy, wystarczy go tylko i wyłącznie o tym poinformować. Jednak gdy mówimy o nowym kliencie, tutaj sytuacja już bardziej się komplikuje.

Nowy klient a RODO

 

Od dzisiaj za każdym razem gdy kontaktujemy się z klientem powinniśmy zachować dwie ważne rzeczy.

1. Nie można od razu przedstawić oferty. Dlatego kontaktując się z potencjalnym klientem powinniśmy poinformować go w jakim temacie dzwonimy ale bez szczegółów cenowych.

Pozytywne przykład: Dzień dobry chciałbym z Panem porozmawiać o szkoleniach

Negatywny przykład: Dzień dobry kontaktuje się ws. nowej oferty dwóch szkoleń w cenie jednego.

Jak widać różnica jest niewielka jednak według RODO może ona wprowadzać istotną różnicę. Co ciekawe gdy ktoś powie, że nie interesuje go ta rozmowa, powinniśmy ją natychmiast zakończyć. Cóż nie będzie łatwiej.

2. Nawet od osoby zainteresowanej będziemy musieli uzyskać zgodę na wysyłkę oferty handlowej. Zatem po każdym telefonie trzeba wysłać prośbę o zgodę i dopiero wtedy będzie ją można przekazać dalej.

Dodamy, że zgody można uzyskać na 3 sposoby: mail (pisemnie), rozmowa telefoniczna (jeżeli jest nagrywana), sms’em. Wszystkie zgody powinniśmy umieć wskazać min. kiedy zostały pobrane. W takim wypadku powinniśmy przechowywać je przez 10 lat.

Oferta handlowca a marketingowa

Kolejny temat, na który warto zwrócić uwagę. RODO dotyczy tylko oferty handlowej. Czyli nic nie zmienia się w kwestii wysyłek marketingowych. Te będziemy mogli dalej wysyłać chociażby na maile info, office etc. Trzeba zachować oczywiście formę marketingową. Czy nie dotyczy to oferty cenowej. Oferta marketingowa to info o nowej zakładce na stronie, nowym partnerze biznesowym czy np. nowej promocji.

Usunięcie danych i administrowanie nimi

Gdy ktoś zgłasza usunięcie swoich danych, zgodnie z ustawą mamy na to 1 miesiąc czasu. Przedłużyć można nawet do 3 miesięcy jeżeli jesteśmy w stanie to wyjaśnić i przekazać konkretne wyjaśnienia co jest powodem zwłoki.

Ciekawostka: Aktualnie jest 150 pracowników GIODO. 40 ma możliwość kontroli. Czy jeśli użytkownicy zaczną zgłaszać już dzisiaj to urząd będzie miał siły przerobowe, żeby wszystko sprawdzić?

Połączenie z sekretariatem

Jeśli dzwonimy na sekretariat teoretycznie możemy przedstawiać ofertę . Jeżeli już wybierzemy konkretną osobę (np. znajdując na stronie). Czyli jeżeli jesteśmy w stanie ją zidentyfikować, to niestety RODO w takim wypadku działa. Gdy sekretariat przełączy nas do innej osoby, też musimy ją zapytać o zgodę.

Newsletter

Jeżeli chcemy świadczyć usługę zapisu na newsletter. Jeżeli służy on do cyklicznej wysyłki wtedy wszystko jest ok. Jeżeli jednak użytkownika zapytamy o konkretnąprzesyłkę to możemy tylko wysłać jednorazowo. Nie mamy prawa do promowania np. w tym wypadku innych usług.  Newsletter według prawa to umowa o przesyłanie cyklicznych wysyłek mailowych. Zatem formularz na stronie powinien zawierać wszystkie zgody. Najlepiej bazować na akceptacji regulaminu.

 

 

Co gdy zmienia się osoba prowadząca projekt?

Jeżeli jest prowadzony z ciągłością powinno być ok. Jeżeli jednak umowa się skończyła nie ma to znaczenia. Trzeba wtedy ponownie wysyłać prośbę o akceptację oferty.

Co gdy musimy udostępnić dane podmiotom trzecim?

Ważne aby była z nimi podpisana umowa o powierzeniu danych. Stąd konieczność robienia aneksów do wcześniejszych umów (jeżeli takie mieliśmy). Przy powierzaniu danych to my jesteśmy dalej administratorem i będziemy odpowiadali za jego pełne usunięcie z bazy jeżeli tego sobie zażyczy dana osoba.

Jeżeli dla klientów np. będziemy robili badanie rynków. Powinno być podpisane “powierzenie danych w celu dokonania analizy i badania rynku”. Działamy wtedy na jego zlecenie a pełną odpowiedzialność bierze na siebie ten kto zleca.  

Gdy firma jest spoza UE? Wtedy też stosujemy RODO. Zalegalizowanie takiego kontaktu, wymaga zgody pracowników.

Google i Facebook a RODO

Usługi Googl’owe i FB. wprowadzają również nowe zasady. Pixel FB, re marketing itd wymagają odbieranie zgody od osób odwiedzających stronę skierowanych bezpośrednio na tą usługę. Jeżeli ich nie będzie odbierała wtedy zostaną te usługi dezaktywowane.

Przechowywanie danych niestandardowych

Oferty możemy archiwizować na swoim komputerze, na poczcie, wydrukowane itd. Ofert sprzeda kilku lat też mogą zostać. Nie mniej jednak trzeba je przechowywać w miejscu szyfrowanym. Gdyby ktoś jednak uparł się, teoretycznie z tych ofert powinniśmy wykreślić jego dane.

Konkursy wizytówkowe

Organizacja konkursów wizytówkowych wymaga wpisania tego w regulaminie. W regulaminie powinniśmy też określić cel w jakich będą one wykorzystane.

Jakich danych nie usuwać

Pewne dane można zachować żeby bronić się przed roszczeniem. Można np. usunąć całkowicie jej maila czy zablokować wysyłkę mailową. Jednak przy wypisie zachowajmy e w bazie z informacją kiedy dana osoba zapisała się do bazy i kiedy użytkownik się wypisał z bazy. Dzięki czemu będziemy mogli udowodnić, że taki wypis był zgodny z duchem prawa.

Koleje rozporządzenie ePrivacy

10 stycznia 2017 roku, zostało opublikowane rozporządzenie ePrivacy. Będzie ono dotyczyło regulacji związanych stricte z wysyłką mailingową. Aktualnie jest w zawieszenie ale możemy oczekiwać, że i w tej kwestii czekają nas spore zmiany.

 

Serwis społecznościowy o sprzedaży i negocjacjach.

0 Komentarzy

Napisz komentarz

Twój adres email nie zostanie opublikowany. Pola, których wypełnienie jest wymagane, są oznaczone symbolem *

*

SalesMan Sprzedaż i Negocjacje ©2018

lub

Zaloguj się używając swojego loginu i hasła

lub     

Nie pamiętasz hasła ?

lub

Create Account